¿Qué tipo de conexión a internet debo de tener si voy a participar en una feria virtual? ¿Es mejor que use mi PC, la tablet o el móvil? ¿Cómo podré hacer nuevos contactos? En definitiva, ¿cómo puedo prepararme para sacarle el máximo partido?

Febrero y marzo son meses de muchos encuentros de este tipo en el sector educativo y universitario, y hemos hecho estas y otras preguntas a tres expertos que trabajan desarrollando ferias virtuales o contenidos para éstas. Si quieres que merezca la pena tu inscripción coge papel y lápiz o, mejor, la app que utilizas para organizarte, y toma buena nota.

 

 

 

 

 

¿El modelo de feria virtual viene para quedarse?

Sí. La experiencia de estos últimos años nos lo confirma y también algunos estudios sobre el sector que han sacado consultoras. Hoy por hoy, las empresas no quieren que sus trabajadores viajen por los contagios, pero a esto hay que sumar otras ventajas como la reducción de costes, que serán tenidas en cuenta cuando todo pase. Nuestros partners nos transmiten esta voluntad y tenemos eventos cerrados para lo que queda del año.

 

Soy nuevo en esto. ¿Qué es lo primero que debo hacer?

Registrarte, descargarte la aplicación, crear tu avatar y hacer cuatro cosas para aprender a moverte y a hablar. Y ya está, es muy sencillo e intuitivo. Incluso si tienes una tablet o móvil es más fácil que con el ordenador, porque el proceso de descarga e instalación es más simple y para moverte utilizas los dedos.

 

¿Qué documentos o herramientas tengo que preparar con anterioridad? Por ejemplo, business card digitales, el cv, una fotografía para el avatar, etc.

La aplicación tiene un perfil profesional, así que recomendamos que se rellene. También una tarjeta virtual. Ambas se pueden compartir fácilmente y llegan directamente al mail que se ha facilitado. Más allá de estos dos materiales, no hay mucho más.

 

¿Cómo hago para situarme en una feria virtual? ¿Qué tipo de documentación suelen facilitar para poder aprovecharla al máximo?

En nuestro caso, cuando te descargas la aplicación tienes una guía de uso y horarios interactivos; pinchas y te dirigen directamente al stand o al lugar donde se está organizando la actividad. Además, en varios puntos de la feria hay personal de información a los que puedes preguntar y que te explican cómo proceder, por ejemplo, en el caso de los juegos.

 

¿Tengo que ir con algunos objetivos preconcebidos? Por ejemplo… visitar X stands, hacer contactos, asistir a X conferencias.

Lo que aconsejamos es que la gente las aborde como lo haría con una feria real. Y, sobre todo, no tener miedo a la tecnología, porque al principio la gente se cohíbe. Para evitar ese efecto discoteca, el personal de información anima a la gente que acaba de entrar a interactuar con ellos, para que den ese primer salto.

 

 

¿Qué dispositivo es mejor para sacarle el máximo partido? ¿PC? ¿Tablet? ¿Móvil?

En cuanto a experiencia de usuario (calidad de imagen, tamaño, etc.) es mejor el PC, a pesar de lo que hemos mencionado anteriormente sobre la facilidad de las tablets y los móviles a la hora de instalar la aplicación y manejarse en ella. Además, si la feria cuenta con alternativas como la realidad aumentada, códigos QR y demás, contar con ese dispositivo móvil nos permitirá interactuar con el contenido, aunque aún no son muy frecuentes. Y, por supuesto, auriculares, micrófono y cargador.

 

¿Cómo puedo potenciar el networking teniendo en cuenta que jugamos con el hándicap de la no presencialidad?

Nuestro modelo es interactivo: vas paseando con tu avatar, te paras en los stands, las empresas tienen salas en las que presentan sus productos o servicios a los clientes, puedes conversar con la gente que tienes cerca o ir a una sala privada para cerrar un trato. Incluso si quieres hablar con un CEO, te aproximas con tu avatar y comienzas a charlar.

Un ejemplo: imagínate que estás recorriendo uno de los pasillos y te encuentras con un grupo de personas (en este caso avatares). A medida que te acercas vas a poder escuchar su conversación y nuestra plataforma permite que te unas. Si el grupo no quiere que eso ocurra, tiene opción de silenciarlo para el resto de asistentes.

Y luego hay zonas de juegos donde los participantes se conocen, hacen un networking más distendido y se lo pasan bien (dardos, scape rooms, salas de conciertos, etc.). Incluso uno de nuestros partners mandó unas botellas de cerveza y un aperitivo a la casa de sus empleados.

Por tanto, esos espacios que tienes de networking en las ferias reales también los tienes en este tipo de ferias.

 

Evolución de las ferias virtuales en los últimos cinco años. ¿Qué papel ha jugado la pandemia?

El año pasado fue una auténtica locura. Tuvimos que hacer un esfuerzo para poder atender toda la demanda. A día de hoy ya nos hemos estabilidado y los clientes han cerrado eventos para todo el año. Creo que en el futuro, cuando todo esto pase, utilizaremos ambas: iremos a una feria física una vez al año y a dos o tres virtuales.

 

El futuro de las ferias virtuales, ¿hacia dónde está yendo el sector?

El proceso es cada vez más real, más inmersivo. Al final es tecnología de videojuegos, sólo que se usa para un fin serio, podría considerarse un “serious game”, que es un término ya bastante popular. Todo lo que ahora permiten los videojuegos podemos aplicarlo a este tipo de eventos.

 

Actualmente, viendo todo lo que ofrecéis (inmersión, experiencia de usuario 3d, interactividad, etc.), los campus online se ven bastante limitados en cuanto a prestaciones. ¿Es cuestión de tiempo que la formación y educación pasen a ser puramente online? ¿Qué impacto crees que tendrán para las Universidades todos estos avances?

Uno de los problemas que hoy tienen las plataformas que utilizan las universidades es que los estudiantes se sienten muy aislados, no hay un sentido de pertenencia. Aunque no podemos sustituir el contacto humano, al menos a día de hoy, poco a poco vamos incorporando nuevas prestaciones (ejercicios de role play, salas de interacción etc.). No veo que la formación presencial vaya a extinguirse. Se seguirán modelos híbridos cada vez más sofisticados.

 

 

Fundador y CEO de TwoReality, empresa de realidad virtual que idea y produce aplicaciones para gafas virtuales, dispositivos móviles y realidad aumentada para empresas y eventos

Emprendedor desde hace más de 15 años, ha impulsado proyectos basados en Internet o nuevas tecnologías como Modelab, TwoReality, Augmented Furniture, Realmore.

 

 

 

¿El modelo de feria virtual viene para quedarse?

Sí, cada vez ofrecemos más contenidos interactivos e inmersivos, y eso hará que más empresas se lancen a este tipo de iniciativas y más personas se animen a participar en ellas.

 

Ventajas y desventajas de acudir a una feria virtual.

Para los organizadores está la cuestión de los costes, más bajos que los de una feria real, pero también la posibilidad de tener una radiografía más precisa de los participantes (quiénes visitan un stand, quiénes acceden a una conferencia, etc.). Esto permite medir de una forma más exacta distintos parámetros necesarios para evaluar el éxito o no de la feria y aquellas cuestiones que es preciso mejorar.

 

¿Qué documentos o herramientas tengo que preparar con anterioridad? Por ejemplo, business card digitales, el cv, una fotografía para el avatar, etc.

La mayoría de las plataformas permiten crear una ficha técnica con todos los datos para que los participantes puedan intercambiarlos fácilmente. Además, suelen trabajar con distintas plataformas de videollamada para el networking (Zoom, Skype, etc.), por lo que aconsejamos que se informe sobre cuál se empleará para darse de alta y crearse el perfil antes de la celebración del evento.

 

¿Cómo hago para situarme en una feria virtual? ¿Qué tipo de documentación suelen facilitar para poder aprovecharla al máximo?

En nuestro caso, 30 días antes del evento, habilitamos una web en la que aparecen reflejados los participantes/expositores de la feria, horarios, dispositivos compatibles, funcionamiento, etc. Cuando la persona se inscribe, recibe un link que le remite a este site.

 

¿Tengo que ir con algunos objetivos preconcebidos? Por ejemplo… visitar X stands, hacer contactos, asistir a X conferencias.

Esto ya es una estrategia personal. Yo lo que suelo hacer es ver el horario una semana antes, seleccionar aquellas conferencias que me interesan y utilizar el tiempo de aquellas que no son tan relevantes para mi para visitar los stands o dedicar tiempo al networking.

 

¿Qué dispositivo es mejor para sacarle el máximo partido? ¿PC? ¿Tablet? ¿Móvil?

Recomendamos saber con anterioridad los contenidos que ofrece esa feria virtual. Nosotros, por ejemplo, los contenidos que generamos para este tipo de eventos incluyen realidad virtual, videos 360 para streamings en directo, puntos interactivos, realidad aumentada, etc. Para ello, podemos utilizar el PC como activador y la tablet o móvil como generador de la experiencia. Y sobre todo una buena banda ancha y una tarjeta gráfica que permita vivir la experiencia en alta definición.

 

¿Cómo puedo potenciar el networking teniendo en cuenta que jugamos con el hándicap de la no presencialidad?

La actitud debe ser la misma que durante una feria real. La ventaja de este tipo de eventos es que, como todos tienen que rellenar esas fichas antes de participar, disponemos de información fácilmente intercambiable. Si alguien me interesa, debo ir a por ello. Ahora bien, el límite lo ponemos todos, desde aceptar conversaciones a facilitar nuestros datos, así que, si el CEO de una empresa ha decidido que en su ficha figuren únicamente su nombre, cargo y perfil de LinkedIn, y después de una conferencia no está muy abierto a la interacción con los participantes, no nos quedará más remedio que hacer networking con esas limitaciones. Como en una feria analógica.

 

Actualmente, viendo todo lo que ofrecéis (inmersión, experiencia de usuario 3d, interactividad, etc.), los campus online se ven bastante limitados en cuanto a prestaciones. ¿Es cuestión de tiempo que la formación y educación pasen a ser puramente online? ¿Qué impacto crees que tendrán para las Universidades todos estos avances?

Un ejemplo podría ser lo que está haciendo Virtual Involve, que permite «alquilar» determinados servicios para momentos puntuales de tal forma que se ahorran costes. Hoy, países como Estados Unidos, Japón y Corea del Sur están implantando realidad virtual. Nosotros trabajamos con el gobierno de Corea y vemos cómo invierten muchísimo en ello. Allí, por ejemplo, para acceder a las universidades tienen un proceso de selección muy duro, la competitividad es alta y para poder superarlas con éxito los estudiantes se pasan semanas o meses con los programas de training online, que incluyen software de simulación, gaming, avatares, etc. Europa, en este sentido, va más lenta. Los costes siguen siendo muy altos y tendremos que esperar muchos años para ver esa inmersión completa.

 

 

 

 

 

¿El modelo de feria virtual viene para quedarse?

Nosotros organizamos todo tipo de eventos virtuales como congresos, jornadas, actividades de team building, showrooms… por lo que podemos decir que el modelo de feria virtual es un tipo de evento más dentro de toda una gama de posibilidades. Los eventos virtuales empiezan ya a formar parte de los planes de marketing de las empresas, es una opción más que no debe menospreciarse, porque permite ampliar el alcance de las acciones de marketing, llegar a más público con una inversión relativamente baja.

 

¿Cuáles son las ventajas y las desventajas de acudir a una feria virtual?

La principal ventaja de acudir a un evento virtual es el tiempo y dinero que se ahorra en desplazamientos, alojamiento y materiales, con el consecuente ahorro también energético para nuestro planeta y reducción de emisiones de CO2 (ahorro en transporte, electricidad, plásticos, papel…). La mayoría de las actividades que se realizan en una feria física pueden realizarse de forma virtual (asistir a conferencias, participar en mesas redondas o workshops, visitar stands de expositores y recibir información o descargar catálogos…). obviamente la interacción social es diferente, no hay el calor humano del contacto físico ni la posibilidad de tomarse una cerveza o un trozo de jamón.

El futuro de las ferias virtuales, ¿hacia dónde está yendo el sector?

Obviamente un evento virtual no sustituye a un evento físico, pero podríamos decir que pueden llegar a complementarse perfectamente. El futuro de las ferias quizá sea la hibridación. Hablamos de ferias físicas en las que está presente la realidad aumentada y la realidad virtual, y que disponen de versiones virtuales donde llegar a más público internacional.